为规范学院基本建设各种文件、资料的管理，确保档案安全，提高档案使用和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和《福建省档案条例》等有关法律法规，结合我院实际，特制定本管理办法。  
   一、学院基本建设档案是指工程建设项目从论证、决策到建成交付使用的全过程形成的有保存价值的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料、电子文档等多种载体的文件材料的总体。
   二、基本建设过程中所产生的各种档案资料，承办人应按要求及时归档，由基建管理部门指派专人管理，不得分散保存。对施工过程中形成的技术文件 由项目负责人负责整理保存，待工程竣工后交档案管理人员存档。档案管理人员收到各种档案资料时，必须登记造册，分类归档。凡应交存档资料造成丢失的，责任由保管者负责。
   三、严格规范各种文件、技术资料借阅登记制度，借阅人必须填写借阅登记表，办理借阅手续，归还时须经档案管理人员当面验收、办理注销。借阅人要对档案资料的安全、完整负责，不得任意增删、涂改、损毁档案资料，更不得丢失。
   四、已归档的各种文件资料一般应在档案室借阅，特殊情况需要外借的，须经主管领导批准使用复印件。
   五、各种工程竣工的工程档案，在项目通过验收后两个月内，整理归档，并按规定向学院档案管理部门及永安市档案管理部门移交，属于省重点建设项目的按《福建省重点建设项目档案移交办法》执行。
   六、归档材料要求完整、准确、系统，并按有关要求整理、装订成册，要求填写卷内目录、编写页号、写明文件材料形成日期，要求字迹工整、图样清晰、严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸书写。
   七、文件档案管理人员应严格遵守保密工作规定，并做好各类文件、技术资料的防火、防盗等安全管理工作。
　 八、本管理办法由学院基本建设工作领导小组负责解释，自颁布之日起实施。